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反洗钱客户身份识别：证件到期相关制度及处理措施

 一、相关法规及批复等
1、《金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法》〔2007〕第2号令第十九条：在与客户的业务关系存续期间，金融机构应当采取持续的客户身份识别措施，关注客户及其日常经营活动、金融交易情况，及时提示客户更新资料信息。客户先前提交的身份证件或者身份证明文件已过有效期的，客户没有在合理期限内更新且没有提出合理理由的，金融机构应中止为客户办理业务。
2、《中国人民银行关于进一步落实个人人民币银行存款账户实名制的通知》（银发〔2008〕191号）：银行应通过银行结算账户管理协议或其他方式明确银行账户开立和使用的以下事项：账户信息变更的处理、账户信息的使用与保密、可办理的业务种类和条件、账户的有效期限、账户超过有效期限的处理方式、账户管理费收取标准与方式、对账方式和频率、违约赔偿责任等。
3、《中国人民银行关于进一步加强人民币银行 结算账户开立、转账、现金支取业务管理的通知》（银发〔2011〕116号）：对于存款人未参加年检，存在工商营业执照、法定代表人或者单位负责人身份证件等重要开户证明文件超过有效期等不符 合银行结算账户开立规定情形的，银行应撤销银行结算账户。
4、《关于客户身份识别有关问题的批复》银反洗发〔2007〕14号：如果单位客户的有效身份证件或身份证明文件未在法定期限内通过有关部门审查的，你行应按照《管理办法》第十九条中“身份证件或者身份证明文件已过有效期的”的相关要求办理。你行按照《管理办法》第十九条的规定中止为客户办理业务时，可不终止与客户间的业务关系，但应在客户没有更新身份证件或者其他身份证明文件时暂停办理业务，相关结算业务也包括在内。
5、《中国人民银行关于<金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法>相关问题的批复》（银复〔2007〕28号）：关于客户更新身份证件或身份证明文件的合理期限问题考虑到各个客户在办理新的有效身份证件或证明文件时所面临的客观情况各不相同，你行在执行《管理办法》第十九条时，应针对每个具体个案，合理确定某个客户能够及时更新有效身份证件或身份证明文件的期限，而不宜将客户应更新有效身份证件或证明文件的期限统一确定为证件或证明文件到期后的“三个月”或其他固定的时限。
6、《关于机构客户身份证明文件问题的复函》局函〔2012〕89号：你公司可将客户的有效身份证件的有效期（如发证机关要求以年检等方式确认证件有效，应同时考虑客户办理相关手续的情况），作为判断是否应中止为客户办理业务的依据。
7、《关于对<金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易 记录保存管理办法>有关问题的请示的复函》（局函〔2008〕41号）：鉴于各个客户在办理新的有效身份证件或证明文件时所面临的客观情况各不相同，在执行《管理办法》第十九条时，应针对每个具体个案，合理确定某个客户能够及时更新有效身份证件或身份证明文件的期限，而不应通过系统分类设定客户身份证件到期后更新的期限。
8、《关于对<金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法>相关问题的确认的复函》（局函〔2007〕439号）：《管理办法》第十九条第三款所称的“合理期限”并非一个固定的期限要求，应根据当时的具体情况合理确定。客户身份证件或身份证明文件过期后，客户之前的业务委托依然有效，但如果客户没有在合理期限内更新且没有提出合理理由的，金融机构应中止办理新业务。
9、《关于对<金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法>相关问题的复函》（局函〔2007〕416号）：如果对公客户的控股股东或者实际控制人、法定代表人、负责人和授权办理业务人员的身份证件或者身份证明文件已过有效期的，且没有在合理期限内更新且没有提出合理理由的，金融机构应中止为客户办理业务。
10、《关于客户身份识别制度有关问题的复函》（局函〔2007〕524号）：对于非柜台业务，你行应按照《管理办法》第十七条的要求通过加强管理、完善技术手段等方式，及时中止为没有在合理期限内更新且没有提出合理理由的客户办理业务。
11、《关于对<金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法>有关问题和建议的复函》局函〔2007〕637号：考虑到各个客户在办理新的有效身份证件或证明文件时所面临的客观情况各不相同，你行在执行《管理办法》第十九条时，应针对每个具体个案，合理确定某个客户能够及时更新有效身份证件或身份证明文件的期限，而不宜将所有客户应更新有效身份证件或证明文件的期限统一确定为一个固定的时限。
 
二、法规文件分析
如何正确理解和准确把握人行关于证件到期相关规定的宗旨和要义，是金融机构制定具体执行标准和系统改造首先要做的事情，而从上述11条法规及批复文件来看，笔者共总结以下主要几点：
  • 在业务关系存续期间，金融机构应采取持续客户身份识别措施，及时提示客户更新身份资料，客户先前提交的证件到期，客户没有在合理期限提出合理理由的，金融机构应中止服务。
  • 客户在办理新证件时面临的情况各不相同，金融机构应根据每个客户的具体情况确定合理期限，而不应统一规定为到期的三个月或其他固定期限。
  • 金融机构可通过账户管理协议与客户约定证件到期的处理方式。
 
三、证件到期前后如何处理
金融机构反洗钱义务和拥有的相应权力之间的不对等，使得证件到期处理工作是一项很难完成的工作，证件到期必须更新，且基本会被检查并处罚。金融机构又不能在未与客户确认更新期限和未更新理由的前提下强制中止业务，对于一些不配合金融机构工作的客户来说，更是无计可施。再加上联系方式失效及未登记联系方式的种种情况，证件到期处理是难上加难。所以金融机构应如何把握处理呢？
  • 金融机构业务及信息系统应记录证件到期日字段信息，不同的系统证件到期日应可共享，或建设使用客户信息系统，保证客户信息唯一性、准确性等；
  • 所有柜面及非柜面交易渠道应对证件即将到期及已到期的客户在办理业务时予以提示，及通过微信、短信等方式进行提醒；
  • 所有非柜面交易渠道增加证件更新最后处理期限确认功能，由客户选择，并附账户管理补充协议由客户选择确认已阅读，并输入密码确认协议生效，或支持在线签名确认，在最终期限日未更新的，系统自动中止业务；
  • 在柜面渠道提示证件即将到期和已到期的客户，可补充账户管理协议。确认的最终更新日录入系统，在最终期限日未更新的，系统自动中止业务；
  • 增加在线证件到期更新渠道，通过微信、官网、网上银行、手机银行等渠道，增加证件的到期日更新模块，由客户上传证件照片及本人现场照片，增加账户管理补充协议客户选择确认阅读，客户输入密码或在线签名。金融机构制定操作规程，确保客户信息保密；
  • 提供邮寄材料方式更新证件到期日；
  • 提供授权委托书后可代理修改证件到期日，且只允许代理修改证件到期日，修改后打印的业务凭证应显示修改前后的所有信息，确保其他信息未被修改；
  • 借鉴《人民币银行结算账户管理办法》第五十六条规定，发出公告，逾期未更新的，中止业务；
  • 对系统未及时优化改造的，由金融机构工作人员联系客户确认更新日期，并手工在EXCEL表或在反洗钱系统登记联系日期、客户确认处理日期及更新日期等处理措施，在最终确认的更新日期未更新的，中止业务，有条件的可保留通话录音；
  • 对拒接电话，多次联系不配合等情况，发出公告后中止业务；
  • 加强内部考核，对系统提示更新证件，且在办理需出示证件的业务时，金融机构工作人员未及时更新的，加大处罚力度；
  • 修改所有建立业务关系或业务存续期的相关协议，增加证件到期处理方式。
 
随着身份证实现异地办理，如今的身份证办理时间已不同以往，除个人客户不在本地外，加强证件到期更新措施现实也是可行的。同时因相关监管规定未对更新处理措施进行具体规定，很多金融机构采取措施时都要考虑是否违返规定，更新工作的成效甚微。所以在客户信息保密及客户本人授权和本人意愿的前提下，创新的更新处理措施也是可取的。
 
转自微信公众号：“张博反洗钱”
  
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